账账核对是指对不同会计账簿的账簿记录是否相符进行核对。账账核对包括以下四个方面的内容。
第一,将总分类账簿有关账户的余额进行核对,从总体上检查总分类账记录的数据是否准确。主要核对以下内容:将全部总分类账簿的本期借方发生额合计数与本期贷方发生额合计数进行核对;将全部总分类账簿的期末借方余额合计数与期末贷方余额合计数进行核对。这种核对工作可以通过定期编制总分类账试算平衡表进行。
第二,将总分类账簿与其所属的明细分类账簿进行核对。这方面的工作包括检查总分类账和明细分类账记载的经济业务内容及记账方向是否一致,总分类账金额与其所属明细分类账金额之和是否相等。这种核对工作可以通过定期编制明细分类账本期发生额与余额对照表等形式来进行。
第三,总分类账簿与序时账簿进行核对。这种形式的核对将“现金日记账”、“银行存款日记账”的期末余额与总分类账中“现金”、“银行存款”账上的期末余额进行核对,以检查总分类账上的记录与日记账上的记录是否相符。
第四,明细分类账簿之间的核对。即将财务部门财产物资明细分类账上的期末余额与相应的财产物资保管部门或使用部门的明细分类账上记载的期末结存数额进行核对,以检查两者是否相符。
(3)账实核对
账实核对指的是核对会计账簿记录与各项财产实有数额是否相符。具体核对内容包括:现金日记账账面余额与库存现金数额是否相符;银行存款日记账账面余额与银行对账单上的余额是否相符;各种财产物资明细分类账账面余额与财产物资的实有数额是否相符;相关债权债务明细账账目余额与对方单独的账项记录是否相符。
2.对账的方法
对账的具体方法有发生额试算平衡和余额试算平衡两种。所谓试算平衡,指的是根据会计恒等式“资产=负债+所有者权益”以及借贷记账法的记账规则,通过汇总、检查和验算来验证所有账户记录是否正确的方法。
(1)发生额试算平衡
发生额试算平衡可以从以下两方面来分析:一是每笔会计分录的发生额平衡,即由借贷记账法的记账规则决定的每笔会计分录的借方发生额必须等于贷方发生额;二是本期发生额的平衡,该项平衡要求本期所有账户的借方发生额合计必须等于所有账户的贷方发生额合计。由于本期所有账户的借方发生额合计,相当于把复式记账的借方发生额相加,所有账户的贷方发生额合计,相当于把复式记账的贷方发生额相加,二者必然相等。这种平衡关系可以用以下公式来表示:
第一笔会计分录的借方发生额=第一笔会计分录的贷方发生额
第n笔会计分录的借方发生额=第n笔会计分录的贷方发生额
∑所有业务借方发生额=∑所有业务贷方发生额
本期全部账户借方发生额合计=本期全部账户贷方发生额合计
发生额试算平衡是根据上面两种发生额平衡关系,来检验本期发生额记录是否正确的方法。
(2)余额试算平衡
余额平衡是指所有账户的借方余额之和与所有账户的贷方余额之和相等。余额试算平衡指的就是根据此关系,并根据“资产=负债+所有者权益”这一恒等式,来检验本期记录是否正确的方法。在某一时点上,资产类账户的余额在借方,而权益类账户的余额在贷方,会计人员应当分别合计金额,即具有相等关系的资产与权益总额。根据余额的结算时间不同,余额平衡可以分为期初余额平衡和期末余额平衡。会计人员把本期的期末余额平衡,结转到下一期,就成为了下一期的期初余额平衡。这种关系可用下列公式表示:
资产=负债+所有者权益
本期期末资产借方余额=本期期末负债贷方余额
+本期期末所有者权益贷方余额
本期期末全部账户的借方余额合计=本期期末全部账户的贷方余额合计
试算平衡表只是通过借贷金额是否平衡来检查账户记录是否正确,有些错误对于借贷双方的平衡并不发生影响。因此,在编制试算平衡表时,会计人员应当注意以下几个问题。
第一,必须保证所有账户的余额均已记入试算平衡表。因为会计等式是针对六项会计要素的,缺少任何一个账户的余额,都会造成期初或期末借方与贷方余额合计不相等。
第二,如果借贷不平衡,那么账户记录肯定有错误,会计人员应认真查找原因,直到实现借贷平衡为止。
第三,如果借贷平衡,则并不能说明账户记录绝对正确,因为有些错误对于借贷双方的平衡并不发生影响。我们来看下面几种情况:
发生了某项经济业务,这会使本期借贷双方的发生额减少,但是借贷仍然平衡;